Bardzo nieprzyjemną sprawą w firmie, z którą prawie każdy się spotkał, jest zagubienie dokumentów. Dokumenty krążą cały czas po poszczególnych stanowiskach biurowych. W przypadku firm, w których dużo się dzieje lub jest za mała ilość przyjętego personelu obieg dokumentów jest bardzo chaotyczny. Sprawy są wtedy przesuwane na późniejszy termin, jeśli dokumenty się znajdą, lub nawet nie zostają załatwione, jeśli papier zagubił się zupełnie. Rozwiązaniem takiego problemu jest elektroniczny obieg dokumentów. W każdej chwili mamy wgląd do większości dokumentów, zawsze można ponownie wydrukować dany egzemplarz. Jeszcze jedną zaletą jest to, że można wyśledzić drogę jaką ten elektroniczny plik przeszedł i kto i kiedy miał do niego dostęp. Taki obieg dokumentów pozwala nam również łatwo i szybko segregować wszystkie dokumenty. Odnalezienie jednego pliku trwa dużo szybciej niż znalezienie dokumentu w szafie pełnej segregatorów. Zamiast wielkiej szafy zamkniętej na kłódkę lub sejfu mamy katalog zabezpieczony hasłem.
